Une vigilance qui repose sur une personne
Le suivi dépend de la mémoire et de la disponibilité du gestionnaire. Une absence ou une surcharge peut laisser passer une échéance.
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Gestion de patrimoine : Hector
Un orchestrateur qui suit les actifs et déclenche relances et alertes.
Hector centralise le suivi d'un parc d'actifs et automatise les relances, les alertes et les rapprochements. Le gestionnaire reçoit les situations à examiner avec les informations nécessaires pour décider.
- Sources
- Règles
- Suivi
Les informations du parc sont lues depuis les outils et les fichiers déjà utilisés.
Démonstration
Voir Hector en action
Démonstration d’Hector avec un dossier client fictif : suivi des actifs et informations à examiner.
Sous-titres français disponibles dans les commandes du lecteur.
Résumé de l'étude de cas
Situation de départ
Un parc d'actifs suivi dans des tableurs dispersés, avec des relances faites au fil de l'eau et de mémoire.
Ce qui a été construit
Un orchestrateur qui consolide les sources existantes, surveille les échéances et déclenche relances et alertes selon des règles explicites.
Ce que ça change
Les échéances sont suivies automatiquement et le gestionnaire reçoit les cas à arbitrer avec leur contexte.
Découvrir le site d'Hector (nouvel onglet)
Aussi sur le site de Hector : Assistant IA pour CGPI (nouvel onglet), Automatisation d'un cabinet CGP (nouvel onglet) et Bilan patrimonial avec l'IA (nouvel onglet).
Contexte
D'où on part
Le suivi d'un patrimoine rassemble des documents à renouveler, des régularisations, des contrôles périodiques, des versements attendus et des pièces manquantes. Le gestionnaire doit vérifier chaque échéance et donner suite aux demandes en attente.
Ces informations sont dispersées entre les tableurs, les e-mails et les outils métier. Quand le parc grandit, le gestionnaire consacre davantage de temps à vérifier les échéances et à rassembler les pièces avant de pouvoir décider.
Hector assure le suivi récurrent et prépare les informations utiles. Le gestionnaire garde la décision sur les situations qui demandent un arbitrage.
Enjeux
Ce que cette situation coûtait
Les contraintes métier qui ont guidé le périmètre du projet.
Des données dispersées
Reconstituer l'état d'un actif demande de croiser les tableurs, les e-mails et les outils métier.
Des relances faites au fil de l'eau
Le gestionnaire doit se souvenir de chaque relance et trouver le temps de l'envoyer. Certaines demandes restent alors en attente.
Du temps consacré aux vérifications
Le gestionnaire doit vérifier les échéances et recouper les informations avant de traiter les situations qui demandent son expertise.
Démarche
Ce qui a été analysé, décidé, puis construit
Dans l'ordre, y compris ce qui a été volontairement écarté.
Cartographier le suivi réel
Nous avons recensé les échéances suivies, les sources d'information, les personnes responsables et les moments où elles interviennent. Ce travail inclut les règles de suivi jusque-là informelles.
Définir les règles de déclenchement
Nous avons défini la condition et le destinataire de chaque alerte, relance ou escalade. Le suivi repose ainsi sur des règles explicites.
Consolider les sources existantes
Nous avons connecté Hector aux outils et aux fichiers déjà utilisés pour lire les informations du parc sans les migrer.
Automatiser les déclenchements
Hector surveille les échéances et les écarts, envoie les relances prévues et rassemble les alertes dans un canal unique.
Confier les exceptions au gestionnaire
Hector traite les tâches récurrentes et prépare le dossier. Il transmet les cas ambigus au gestionnaire avec le contexte nécessaire pour décider.
Solution technique
Les outils du projet
Aucune boîte noire : la stack est décrite, et le code comme la configuration appartiennent au client.
Orchestration
- Moteur d'automatisation (n8n) pour les déclenchements et les enchaînements
- Règles métier configurables sans intervention développeur
- Journal des actions déclenchées
Données
- Connexion aux sources existantes (fichiers, outils métier, messagerie)
- Consolidation dans une vue unique du parc
- Rapprochements automatiques entre pièces attendues et pièces reçues
Intelligence
- Modèle de langage pour lire et classer les documents entrants
- Détection des écarts et des situations à remonter
- Préparation des messages de relance, validés avant envoi si souhaité
Résultat
Ce qui change au quotidien
Les changements dans l'utilisation du système, décrits pour chaque projet.
Une vue consolidée du parc
L'état des actifs se lit au même endroit, alimenté en continu par les sources existantes.
Des relances déclenchées à l'échéance
Les échéances déclenchent l'action prévue sans dépendre de la disponibilité du gestionnaire.
Les dossiers à arbitrer déjà préparés
Le gestionnaire reçoit les situations à examiner avec les informations déjà rassemblées, sans refaire le suivi de chaque échéance.
Des règles qui évoluent avec le parc
Les conditions de déclenchement se modifient au fil des besoins, sans reconstruire l'outil.
Ce qu'on en retient
Les enseignements transposables
Ce projet a ses particularités, mais ces constats se retrouvent dans la plupart des missions.
- Définir les conditions et les destinataires des relances clarifie le suivi avant de l'automatiser.
- Connecter l'orchestrateur aux sources existantes permet de conserver les outils de travail en place.
- Préparer le dossier d'un cas ambigu aide le gestionnaire à décider avec les informations utiles.
- Automatiser le suivi des échéances permet d'accompagner l'évolution du parc tout en gardant les arbitrages chez le gestionnaire.
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